Vous entendez parler de la réforme de la facturation électronique et ça ne vous intéresse pas plus que ça ! Vous connaissez déjà Chorus pro. Votre comptable va se charger de tout mettre en place : c’est ce dont vous vous persuadez !
Vérifions ensemble et faisons le point sur les éléments essentiels à retenir. Cet article peut vous permettre de passer la réforme de la facturation électronique tout en douceur et éviter les sanctions !…
1 – Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique ?
Qui et pourquoi la facturation électronique
Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées. Pour rappel, les micro entreprises sont assujetties à la TVA. Elles peuvent être affranchies, c’est-à-dire ne pas en déclarer, mais elles restent assujetties.
Cette généralisation de la facturation électronique, va permettre de simplifier la vie des entrepreneurs et de renforcer leur compétitivité. Les entreprises vont gagner en productivité et diminuer les délais de paiement. Les déclarations de TVA seront, à terme, simplifiées. Et l’activité de l’entreprise pourra être suivie en temps réel.
Les avantages d’une facture au format électronique
Gain de Temps : le format XML structure et intègre automatiquement toutes les données financières pertinentes. Ainsi, vous évitez la saisie comptable manuelle.
Fiabilité : la diminution du traitement manuel réduit les erreurs de saisie et offre une plus grande fiabilité par rapport aux solutions basées sur la saisie manuelle des données.
Simplicité avec Facture-X : maintien du format PDF habituel pour les factures et devis tout en incorporant des données structurées. Ce format facilite la lecture pour les humains et les logiciels.
Oooh!… Le sujet est juste abordé et du nouveau vocabulaire apparait déjà ! Peut-être faut-il se pencher sur cette réforme plus en détails?…
2 – La facture au format PDF est-elle une facture électronique ?
Quelles sont les différences entre PDF et facture électronique ?
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. Donc NON, une facture PDF ne sera pas considérée comme conforme à la nouvelle réforme.
Les formats de facturation électronique
La facture électronique doit répondre à certaines exigences auxquelles le format PDF ne permet pas de répondre. Avec la réforme, les factures ne s’échangeront plus directement entre clients et fournisseurs. Qu’elles soient émises ou reçues, les factures électroniques devront désormais transiter par le biais d’une plateforme (PDP ou PPF). Ces plateformes limitent le choix des formats de facture électronique à trois options de formats dit structurés :
CII : Cross Industry Invoice
UBL : Universal Business Language
FACTUR-X : Une Facture-X (ou Factur-X) est un format de facture électronique que l’on nomme hybride ou mixte. Il combine :
- un fichier PDF pour la visualisation par l’humain : (format PDF/A3)
- un fichier XML pour un traitement simple des données par les logiciels : (format XML)
Euh!… Vos habitudes vont être mises à rude épreuve avec tous ces changements !
3 – Deux piliers, deux plateformes et deux dates pour cette réforme
Cette nouvelle forme de transmission des données est basée sur deux piliers, c’est-à-dire deux types de transmissions.
E-Invoicing : Facture électronique
La facturation électronique, appelée aussi e-invoicing, concerne l’ensemble des opérations réalisées entre des entreprises françaises et assujetties à la TVA. Leurs transactions d’achats et de ventes se feront par facturation électronique.
E-reporting : Compte rendu d’opérations
Le e-reporting quant à lui, concerne les autres opérations.
Pour des transactions entre professionnels (B to B), le e-reporting reprend les ventes réalisées à l’export et les acquisitions intra-communautaires. Les opérations réalisées avec un particulier (B to C), font également partie du e-reporting. Les informations relatives au paiement devront y figurer .
Les plateformes de transmission
Le fournisseur de votre logiciel de facturation est peut-être un OD (Opérateur de Dématérialisation). C’est-à-dire un intermédiaire entre les entreprises et les plateformes. Votre logiciel de facturation est alors mis à jour régulièrement pour assurer la prise en charge des changements.
Dès lors que votre logiciel de facturation et vos fichiers clients sont mis à jour, vous pouvez vous informer sur les modes de transmission :
- Le Portail Public de Facturation (PPF) se chargera de centraliser et de transmettre à la DGFiP les données de facturation. Il permettra gratuitement aux entreprises, notamment aux plus petites, de transmettre, déposer ou saisir en ligne leurs factures, mais aussi d’en recevoir.
- Une Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP) sera payante et assurera la transmission des factures de leurs clients aux entreprises destinataires. Elle doit être immatriculée par l’Administration fiscale.
2 dates à retenir pour la mise en place de la facturation électronique :
1er septembre 2026 : Toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir des factures électroniques. Les moyennes et grandes entreprises seront dans l’obligation d’émettre des factures électroniques et de faire leur e-reporting
1er septembre 2027 : Les petites entreprises seront, elles aussi dans l’obligation d’émettre des factures électroniques et de faire leur e-reporting
Tic Tac ! Tic Tac ! La transition est annoncée, à vous de l’amorcer !
4 – Les mentions obligatoires, les transmissions, les sanctions
Les factures au format électronique doivent respecter les mêmes obligations qu’une facture classique.
Les nouvelles mentions obligatoires
Vous avez déjà certaines mentions obligatoires à faire apparaître sur vos factures. Ces mentions seront les mêmes pour les factures électroniques.
A ces mentions déjà obligatoires, viennent s’en ajouter de nouvelles pour la prochaine réforme de la facturation électronique :
- le numéro SIREN ;
- l’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse du client ;
- indiquer si les factures concernent exclusivement la vente de biens, de services, ou les deux ;
- le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
Fréquence de transmission des données
La transmission des e-invoicing et e-reporting devra se faire régulièrement. Si vous avez opté pour la TVA mensuelle, les données seront à transmettre sous 10 jours suivant leur date d’émission. Si vous déclarez votre TVA trimestriellement, vous devrez faire votre transmission entre le 25 et 30 du mois suivant.
Les sanctions liées à la réforme de la facturation électronique
Le non-respect (partiel ou total) des obligations de facturation et de transmission des données donnera lieu à des sanctions :
- 15 € par facture en cas de non-émission d’une facture sous format électronique, plafonnée à 15 000 € par année civile.
- 250 € en cas de non-respect à l’obligation de e-reporting, plafonnée à 15 000 € par année civile
La première infraction commise ne sera pas sanctionnée.
Ouïe!… Préparez-vous à une amende salée si vous n’êtes pas en conformité !
Comme vous l’avez compris, il y a plusieurs étapes avant d’arriver à la facturation électronique : vérifier la compatibilité de votre logiciel de facturation, mettre en place les mentions obligatoires et donc mettre à jour votre base de données clients, choisir une plateforme…
Alors vous pouvez attendre que le train démarre et sauter dedans en marche !… Ou vous pouvez vous y atteler dès maintenant pour être en conformité en temps voulu et bien comprendre les rouages de la machine. Si le temps vous manque, vous avez le choix de vous faire accompagner !
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